Palaverit: tehottomia aikasyöppöjä vai tärkeitä kohtaamisia tiedon jakamiseen ja jalostamiseen sekä yhteisöllisyyden vahvistamiseen? Palaverit haukkaavat monilta isoja siivuja työajasta, joten niiden tarpeellisuutta kannattaa kyseenalaistaa.
Verkkokokouksien määrän huima kasvu etätyöhön siirtymisen myötä sai yhä useammat kiiltolaiset havahtumaan siihen, että palaverit veivät paljon enemmän aikaa työpäivistä aiempaan verrattuna. Kiillossa haluttiin tarttua palavereiden haasteisiin ja luoda toimivat kokouskäytännöt, joiden avulla työnteko saataisiin sujuvammaksi, ajanhallintaa fiksummaksi ja työpäiviin varmistettua aikaa myös palautumiseen.
"Meille HR:ään tuli palautetta, että monen toimihenkilön päivät olivat muuttuneet Teams-maratoneiksi, ilman taukoja ja "omien töiden" tekeminen aloitettiin vasta klo 16, kun palaverit olivat loppuneet. Oli tultu pisteeseen, että näin ei voi jatkua. Jotain oli tehtävä”, projektin vetäjänä toiminut HR Business Partner Satu von Bagh kertoo.
Palaverivapaa vyöhyke -pilotti otettiin ilolla vastaan
Kiilto toimii kolmella eri aikavyöhykkeellä, ja monen työntekijän toimenkuvaan kuuluu työskentely erilaisissa monikansallisissa kokoonpanoissa. Aikaeron vuoksi osalla työntekijöistä työpäivän aikaiset tauot muuttuivat epäsäännöllisemmiksi ja joillain palaveriputki saattoi helposti jatkua koko päivän läpi. Etätöissä myös lounastauon pitämisestä oli helpompi lipsua ja viettää tauko koneen äärellä lounastaen, samalla etäkokouksiin osallistuen.
”Halusimme varmistaa, että jokaisella on aidosti mahdollisuus pitää lounasaikaan oikea tauko, jonka aikana ehtii palautua, ja että jokaiseen päivään sisältyy myös keskeytyksetön, rauhallinen työskentelyjakso”, von Bagh taustoittaa.
Lounasaikaan ajoittuvaa palaverivapaata vyöhykettä pilotoitiin ensin pienemmällä kokoonpanolla: sähköisiin kalentereihin tehtiin valmiiksi kahden tunnin varaus, jonka ajalle ei suositeltu järjestettäväksi palavereita. Kokeilu otettiin ilolla vastaan, ja hyvän vastaanoton myötä sitä laajennettiin koko Kiiltoon.
”Kokeilu on edelleen käynnissä, ja sen jatkoa arvioidaan saadun palautteen ja kokemusten pohjalta”, von Bagh jatkaa.
Ohjeilla uutta ryhtiä ja rytmiä kokouskäytäntöihin
Projektiryhmä teetti kiiltolaisille kyselyn, jolla selvitettiin yleisimpiä kokouksiin liittyviä haasteita. Kyselyn tulosten pohjalta Kiiltoon laadittiin pelisäännöt tehokkaisiin kokouskäytäntöihin.
”Tärkein ohjeista on harkita huolella, onko tarve kokoukselle todellinen, vai voidaanko asia hoitaa myös jotenkin muuten. Kokouksella täytyy olla tavoite, ja koollekutsujan on tärkeä harkita, keitä kokoukseen kutsutaan mukaan. Kokoukseen osallistuminen vie aina aikaa pois jostakin muusta tehtävästä”, von Bagh muistuttaa.
Vastuunsa on myös kokoukseen kutsutuilla: jokainen kokoukseen kutsuttu voi pohtia itse, onko kokoukseen osallistuminen itselle tai asian edistämiselle välttämätöntä. Mitä itseohjautuvampaan suuntaan työ menee, sitä tärkeämpi on priorisoida omaa ajankäyttöä, ja raivata kalenteriin aikaa kokouksien lisäksi myös muille omaan työhön kuuluville asioille.
Kolme vinkkiä toimivampaan kokouskulttuuriin
- Arvioi aina kriittisesti kokouksen järjestämisen, kokoukseen kutsumisen ja kokoukseen osallistumisen tarpeellisuutta.
- Muunna kokousten oletuskestot (esimerkiksi 25 tai 50 minuuttia) siten, että osallistujille jää kokousten väliin aina hetki siirtymäaikaa ennen seuraavaa kokousta.
- Tue myös osallistujan roolissa kokouksen pysymistä aiheessa ja aikataulussa.